Chuẩn bị

2. Tạo mới văn bản – mở văn bản sẵn có

Mặc định thì Word sẽ tạo sẵn văn bản mới cho người dùng khi mở chương trình lên. Tuy nhiên nếu cần phải tạo thêm văn bản mới thì có thể thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Vào menu File ➔ New (Ctrl + N)

Cách 2: Nhấn nút New trên thanh công cụ chuẩn

Để mở tập tin văn bản sẵn có:

Cách 1:  Chọn File ➔ Open (Ctrl + O)

Cách 2:  Click nút Open trên thanh công cụ chuẩn

➽ Xuất hiện cửa sổ Open để truy cập đến tập tin văn bản cần mở

3. Lưu văn bản

Việc lưu văn bản nên được thực hiện ngay khi tạo mới văn bản và thường xuyên thực hiện trong quá trình soạn thảo văn bản để đảm bảo nội dung soạn thảo được lưu trữ tránh trường hợp bị mất khi máy tính gặp sự cố ngoài ý muốn. Có thể thực hiện thao tác lưu văn bản bằng các cách sau:

Cách 1:  Chọn File ➔ Save (Ctrl + S)

Cách 2: Nhấn nút Save trên thanh công cụ chuẩn

Nếu file lưu lần đầu ➔ xuất hiện cửa sổ Save As để nhập tên tập tin vào.

Đóng văn bản hiện tại thì ta vào menu File ➔ Close hoặc có thể thoát luôn Word bằng các cách sau:

Cách 1: Vào menu File ➔ chọn lệnh Exit

Cách 2: Chọn biểu tượng Close trên góc phải màn hình

Lưu ý: Khi thoát khỏi Word hoặc đóng văn bản hiện tại, Word có thể sẽ yêu cầu lưu tập tin nếu nội dung tập tin đã có thay đổi. Có 3 lựa chọn: 

Yes – Có lưu lại những thay đổi của tập tin

No – Không lưu lại ➔ tất cả thay đổi sẽ mất

Cancel – Bỏ qua quay lại tiếp tục soạn thảo.

Định dạng trang là thao tác đầu tiên cần thực hiện trước khi bắt tay vào soạn thảo một văn bản hoàn chỉnh. Việc thực hiện thao tác định dạng trang trước nhằm giúp bố cục văn bản được cố định không bị xô lệch sau khi đã soạn thảo và định dạng văn bản. Việc định dạng trang trước cũng phù hợp với tuần tự soạn thảo văn bản tự nhiên, tức là chọn tờ giấy trước mới bắt tay vào việc trình bày nội dung lên tờ giấy đó. Để định dạng trang ta cần truy cập hộp thoại Page Setup bằng cách:

Cách 1: Vào menu File ➔ Page Setup

Cách 2: Nhấn đúp vào thanh thước dọc hoặc ngang.

• Lề trang giấy – phần Margins:
  • Top: lề trên.
  • Bottom: lề dưới.
  • Left: Lề trái.
  • Right: Lề phải.
  • Gutter: Gáy của trang – Phần để đóng tập.
  • Gutter position: Vị trí gáy Left (trái) hay Top (trên).

• Kiểu trang – phần Pages mục Multiple pages:
  • Normal: Kiểu thông thường, thường áp dụng đối với các văn bản chỉ cần in trên 1 mặt giấy.
  • Mirror margin: Kiểu lề đối xứng, thường áp dụng đối với văn bản in trên 2 mặt trên 1 tờ giấy. Mục Left và Right sẽ biến thành Inside và Outside.

• Chọn khổ giấy trong phần Pager Size: A4, A5, …
• Mục Width (chiều rộng) và Height (chiều cao) được tự điều chỉnh khi chọn khổ giấy.
  • Paper source: Chọn nguồn lấy giấy khi tiến hành in.
  • First page: nguồn giấy cho trang đầu tiên (bìa).
  • Other pages: nguồn giấy cho các trang khác.

• Các phần của văn bản – phần Section: Văn bản có thể được chia làm nhiều phần với các định dạng trang khác nhau. Phần này quy định những thuộc tính của các phần đó.

  • Section start: Thiết lập nơi một phần mới bắt đầu
    • Continuous: Liên tục trên cùng trang.
    • New column: Trên cột mới (văn bản chia cột)
    • New page: Trên một trang mới.
    • Even page: Trên trang chẵn.
    • Odd page: Trên trang lẻ.
  • Suppress endnotes: Che dấu chú thích cuối.

• Tiêu đề trang – phần Headers and Footers: Tiêu đề trang là văn bản được lặp lại ở nhiều trang. Gồm có 2 loại là đầu trang (Header) nằm ở phía trên của trang, trong phạm vi lề trên của trang và chân trang (Footer) nằm ở phía dưới trang, trong phạm vi lề dưới của trang văn bản.
  • Different Odd and Event: Phân biệt các tiêu đề trang cho trang chẵn và lẻ.
  • Different First Page: Phân biệt các tiêu đề trang cho trang đầu tiên và các trang còn lại của văn bản.

• Tiêu đề trang – phần Headers and Footers:
  • Kích thước tiêu đề và chân trang – mục From edge
    • Header: Kích thước tiêu đề.
    • Footer: Kích thước chân trang.